Empresa da área têxtil adota OfficeTrack como ferramenta de gestão de compliance e auditoria de fornecedores
A indústria têxtil e de confecção tem quase 200 anos no Brasil. São cerca de 30 mil empresas que empregam mais de 1,5 milhão de trabalhadores, produzem perto de 6 bilhões de peças e faturam US$ 45 bilhões anuais. Para que o setor continue se desenvolvendo e despontando no cenário internacional existe um trabalho e um esforço integrado para a consolidação das melhores práticas na cadeia de fornecimento.
Uma das mais conhecidas empresas do ramo têxtil, por exemplo, escolheu o aplicativo israelense OfficeTrack para ajudar a rastrear e auditar seu processo produtivo. Com mais de 60 lojas por todo o Brasil e cerca de 100 fornecedores, a auditoria e o rastreamento de suas peças é missão crítica para o negócio.
A empresa criou uma área de Compliance que conta hoje com sete colaboradores que passam quase 100% do tempo auditando fornecedores e rastreando suas peças. O objetivo principal é monitorar e saber exatamente como e onde são montadas as peças vendidas em suas lojas, tendo em vista a sustentabilidade, isto é, cuidados com meio ambiente, condições dignas de trabalho, combate à informalidade e garantir que estas empresas cumpram leis e normas trabalhistas.
Inicialmente, as auditorias eram gerenciadas por meio de planilhas Excel e com relatórios em Word, mas rapidamente o time de Compliance percebeu a necessidade de automatizar, ao máximo, os processos para dar conta da rastreabilidade de quase 200 mil peças/mês. O desejo de todos era ter um sistema que ajudasse no controle e automação do trabalho externo dos auditores.
Antes da adoção do aplicativo, os auditores iam até os fornecedores através da carteira de pedidos e em uma data em que as peças já estivessem em produção. Nessas visitas, verificavam o processo e seguiam até os terceiros, que são as empresas subcontratadas que fazem outras etapas do processo produtivo. Após a contagem das peças e toda a auditoria, era a hora de documentar tudo e, na maioria das vezes, os auditores levavam um dia e meio para concluir relatórios de três visitas.
Com cerca de 100 fornecedores e uma média de 460 subcontratados, o processo manual e presencial carecia de uma transformação digital urgente. Foi quando o gerente de TI da empresa, conheceu e indicou o OfficeTrack, um aplicativo mobile de gestão de recursos externos da empresa israelense OfficeCore, distribuído no Brasil com exclusividade pela 3CON.
Após a escolha da ferramenta e de vários testes para adequação ao processo de auditoria, a aprovação dos auditores foi unânime. A reação é compreensível. Com o OfficeTrack, eles passaram a gastar apenas 6 minutos para preencher, com alguns cliques, um relatório detalhado. Agora, os auditores saem da empresa com todos os pedidos lançados no aplicativo. Ele chega no fornecedor, faz a rastreabilidade, conta e verifica as peças e, ao final da visita, o relatório está pronto.
Outro ponto a ser destacado é que os fornecedores da empresa alimentam o OfficeTrack com todas as informações da produção, incluindo a etapa em que se encontram e onde e quantas peças estão em cada subcontratado, desenhando assim um mapa cristalino dos pedidos. Graças a isso, os auditores podem ir diretamente até os subcontratados de forma que consigam constatar a realidade do processo produtivo.
Os executivos da empresa reconhecem que foi preciso investir na criação de uma cultura de boas práticas e de transparência. Inicialmente, foi difícil fazer com que os parceiros atualizassem o sistema diariamente, mas isso evoluiu muito. Cada novo fornecedor cadastrado é avisado sobre a necessidade da rastreabilidade e que eles serão responsáveis pelos seus subcontratados.
Outra grande vantagem que o OfficeTrack trouxe para a empresa foi o controle das atividades externas. Os auditores de rastreabilidade, por exemplo, estão o tempo todo fora do escritório e era impossível precisar sua localização. Agora, é possível saber claramente onde as pessoas estão, se a agenda foi cumprida, se tiveram problemas e assim por diante. Esse controle é necessário para uma boa gestão dos recursos de campo para cobrir toda a gama de fornecedores e seus subcontratados.
Os executivos da área de compliance destacam a facilidade de uso do aplicativo. De acordo com eles, o OfficeTrack é extremamente amigável e qualquer pessoa que tenha o mínimo de entendimento do uso de um smartphone consegue utilizá-lo.
Mais do que auditar, esta grande empresa têxtil trabalha semeando uma nova realidade dentro do seu ecossistema produtivo: treinar, formar e apoiar os fornecedores. A cada indicação de um novo parceiro de produção, a área de Compliace vai até ele, faz uma auditoria inicial em que levanta tudo o que não está em conformidade e deixam claro que ele será muito bem-vindo e importante, mas que é necessário que se adapte, que se comprometa, que se profissionalize ao máximo e adeque seus processos. E nesse caminho, podem contar com o OfficeTrack para padronizar e uniformizar os processos.