OfficeTrack: entenda os módulos da ferramenta de gestão de equipe externa e de frota
Por que implantar o OfficeTrack facilita e otimiza a gestão de equipes externas da sua empresa
Segundo um estudo de 2016 da Cisco, firma norte-americana de Tecnologia da Informação (TI), 76% do tráfego de dados móveis em todo o mundo vem de smartphones, o que reflete uma tendência também vivida pelas empresas: os dispositivos móveis se tornaram aliados na gestão de equipes e projetos. É diante dessa versatilidade de softwares que o OfficeTrack se destaca ao reunir sete módulos que visam padronizar o trabalho das equipes externas, aumentando o rendimento dos colaboradores.
Na prática, o OfficeTrack:
- Evita retrabalho devido a falhas de comunicação
- Integra-se facilmente a qualquer sistema e dispositivo móvel
- Automatiza o processo e melhora o ritmo e fluxo de trabalho
- Permite ao gestor acompanhar on-line todas as operações da equipe externa
Os módulos do OfficeTrack
A ferramenta do OfficeTrack tem sete módulos. São eles:
1. Serviço de geolocalização
Por meio do GPS dos smartphones, o aplicativo obtém as informações de localização e repassa ao gestor o posicionamento do colaborador em campo. O módulo de geolocalização ainda permite a atribuição de tarefas com base na localidade dos membros da equipe e serve para criar um histórico de atividades em relatórios mensais.
2. Gestão de tarefas
Este módulo auxilia na distribuição e atribuição de tarefas para a equipe externa. Com o OfficeTrack, o gestor estabelece um cronograma, e os colaboradores atualizam os status de cada demanda: “chegando ao cliente”, “atividade finalizada” ou “em andamento”. O cliente, por sua vez, também fica ciente desse processo e recebe alertas automáticos por e-mail quando um colaborador da empresa contratada está a caminho.
3. Formulários eletrônicos e dinâmicos
Os formulários criados no OfficeTrack são facilmente editáveis e dão mais flexibilidade ao gestor ao criar os relatórios. Neste módulo, os colaboradores também preenchem com informações do cliente in loco, e, assim, o gestor acompanha em tempo real o andamento dos projetos. O formulário dinâmico é um dos diferenciais da solução
4. Controle de ponto em tempo real
O aplicativo disponibiliza uma área de controle de ponto para o colaborador reportar as atividades desempenhadas no horário de trabalho. Desse modo, o gestor tem melhor controle melhor da equipe, bem como poderá receber essas informações na folha de pagamento. Em caso de afastamento do trabalho, o colaborador pode configurar o aplicativo para atualizar o gestor do ocorrido.
5. Gestão de frota
Instalado nos veículos, o rastreador informa quilometragem percorrida, tempo e percurso, permitindo à empresa acompanhar o deslocamento da frota. O dispositivo de gestão de frotas ainda envia a localização dos veículos a cada 30 segundos. Além disso, por meio da instalação de um teclado numérico, permite a identificação correta do motorista, garantindo ao gestor o total controle do uso de sua frota.
6. Gestão de pedidos a distância
A área de pedidos do OfficeTrack em que o colaborador pode anotar e repassar à empresa os pedidos do cliente durante o atendimento in loco. Em vez de um talão, a encomenda é feita diretamente pelo smartphone, permitindo a aplicação de descontos e a emissão do pedido – integrados ao sistema do cliente.
7. Otimizador/planejador de tarefas
O módulo distribui automaticamente as tarefas registradas no OfficeTrack com base em informações como disponibilidade do colaborador, localização da frota ou do funcionário, horário do cliente etc. Tudo em poucos cliques para agilizar o trabalho do gestor.