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Por que combinar formulários eletrônicos e gerenciamento de tarefas traz melhores resultados?

As vantagens de unificar o gerenciamento de tarefas em um software de gestão de equipes externas

Estar à frente do gerenciamento de tarefas de qualquer empresa, independentemente do seu porte, requer do profissional uma disciplina e organização que às vezes, em meio à rotina atribulada de trabalho, torna-se um desafio e tanto. É por esse motivo que muitos gestores reconhecem a importância de softwares de gestão de equipes externas para unificar processos inerentes ao projeto sem deixar, com isso, de estar atento às demandas e trabalho dos colaboradores em campo.

Para que a ferramenta contribua de fato para o trabalho do gestor, é interessante que ela venha com soluções de maneira a atender certas necessidades. Afinal, de que forma o software virá para melhorar os resultados por meio do gerenciamento de tarefas da empresa?

Alguns dos mecanismos que devem estar disponíveis na ferramenta e que ajudam a sua empresa:

  • Formulário eletrônico que permite criar de forma rápida e dinâmica as coletas de informações em campo e que abrange todos os segmentos de mercado
  • Gestão de tarefas por dispositivos móveis que possibilita o acompanhamento em tempo real das atividades atribuídas para cada equipe externa, garantindo eficiência e controle
  • Geolocalização que fornece uma visão completa por meio de uma coleta de informações on-line sobre localização, controle de atividades e progressos do trabalho dos colaboradores em campo
  • Possibilidade de o gestor efetuar o controle de ponto que permite que os colaboradores reportem as horas de trabalho diretamente do campo por meio de um dispositivo móvel ou telefone fixo, possibilitando aos gestores um controle de ponto mais eficiente
  • Disponibilidade de um módulo no qual os colaboradores conseguem coletar os pedidos realizados durante seus atendimentos ao cliente, que são rapidamente repassados ao gestor, a fim de que ele se mantenha informado

Dentre as opções de softwares disponíveis no mercado, o OfficeTrack se destaca por permitir que o gestor padronize o trabalho e a dinâmica entre gerência e colaboradores, uma vez que equipes externas demandam uma monitoração ainda maior.

O software de gestão de equipes externas dispensa o uso de papel e evita ecos de comunicação entre o gestor e os colaboradores. Isso porque tudo passa a ser resolvido diretamente pelo celular ou computador, já que o aplicativo agiliza a comunicação e evita, assim, retrabalho por eventuais mal-entendidos.

Os resultados no gerenciamento de tarefas
Ao dispor de uma ferramenta com a qual é possível preencher e atualizar as informações instantaneamente, o gestor dispensa a burocracia de aguardar o colaborador retornar do cliente para estar a par do que acontece, bem como sente na prática o aumento da produtividade da sua equipe. Não por acaso, existem cases de empresas que chegaram a alcançar 500% a mais de rendimento do que antes da implantação da ferramenta. Aliás, os formulários eletrônicos são os grandes responsáveis por isso. Com essa solução, o gestor pode organizar as demandas conforme os padrões que optar: por colaborador, prazo, localização da equipe – em casos de softwares com geolocalização –, etc. Além disso, é possível encaminhar a atividade à equipe externa sem que precise retornar à sede da empresa, otimizando não só o tempo de produção, mas também evitando ruídos de comunicação ou retrabalho, uma vez que todas as demandas são passadas diretamente pelo app. A Unica, companhia que presta serviços no setor de radiocomunicação a empresas de sharing e de telecomunicações, está entre as adeptas de ferramentas para o gerenciamento de tarefas. Nas palavras do diretor Alexsandro De Luca, “passamos a ter controle das atividades e coordenar melhor o atendimento ao cliente.” Essa agilidade nos processos e, consequentemente, no atendimento também foram as razões pelas quais a Leccor Multiserviços adotou os dispositivos móveis na sua gestão. A empresa, especializada na terceirização de serviços como limpeza e manutenção, percebeu melhoras significativas com o novo sistema. Para o diretor-geral, Gilson Silva, “permitiu organização das agendas, controle das tarefas executadas e posicionamento da equipe. Organizamos tudo em um único lugar na web”. Continue acompanhando o blog do OfficeTrack para se manter atualizado sobre as últimas notícias do mercado de tecnologia da informação e de gestão de equipes externas!